Krajowy System e-Faktur traktuje różne grupy podatników w odmienny sposób, a wielu przedsiębiorców wciąż nie wie, czy zwolnienie z VAT zwalnia ich również z elektronicznego fakturowania. Osobnym tematem pozostaje sprzedaż na rzecz osób prywatnych oraz lista wyjątków obowiązujących tylko do określonego terminu, a kolejne etapy wdrożenia systemu zmieniają zakres tych zasad. Eksperci Poradnika Przedsiębiorcy zebrali zasady dotyczące faktur bez VAT, dokumentów dla klientów indywidualnych oraz aktualnego zakresu zwolnień w 2026 roku.

Faktura w KSeF bez VAT czyli jak wystawić ją zgodnie z przepisami

Obowiązek elektronicznego fakturowania dotyczy każdego podatnika w rozumieniu ustawy o VAT, niezależnie od tego, czy rozlicza ten podatek, czy korzysta ze zwolnienia. Definicja z artykułu 15 ustawy obejmuje osoby prawne, jednostki organizacyjne oraz osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel czy rezultat tej działalności. Harmonogram wdrożenia rozłożono na kilka etapów. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek dotyczy podmiotów, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych, od 1 kwietnia objął wszystkich pozostałych przedsiębiorców, a najmniejsi podatnicy rozliczający miesięcznie sprzedaż do 10 tysięcy złotych brutto mogą korzystać z odroczenia do 1 stycznia 2027 roku. Rodzaj zwolnienia, z którego korzysta sprzedawca, decyduje o zakresie obowiązków związanych z dokumentowaniem sprzedaży. Praktyczna odpowiedź na pytanie jak wystawić fakturę w KSeF bez VAT zależy więc od tego, czy zwolnienie ma charakter podmiotowy, czy przedmiotowy. Zwolnienie podmiotowe, przysługujące na podstawie limitu obrotów określonego w artykule 113 ustawy, nie wyłącza obowiązku elektronicznego fakturowania, a jedynie podlega temu samemu harmonogramowi co podatnicy czynni. Inaczej wygląda sytuacja przy zwolnieniu przedmiotowym, na przykład dla wynajmu nieruchomości na cele mieszkalne określonego w artykule 43 ustawy, jeśli nabywcą jest osoba prywatna. Wówczas obowiązek nie powstaje z innego powodu, ponieważ przepisy wyłączają z KSeF sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, niezależnie od zastosowanego zwolnienia.

Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego nie zwalnia podatników zwolnionych z VAT z dotychczasowych obowiązków związanych z kasą fiskalną. System e-fakturowania obejmuje wyłącznie dokumentowanie transakcji fakturami ustrukturyzowanymi, a nie ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz konsumentów. Sprzedaż na rzecz innych przedsiębiorców wymaga więc faktury w KSeF, natomiast sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności wciąż podlega ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej zgodnie z artykułem 111 ustawy o VAT. Gdy osoba prywatna zażąda wystawienia faktury w terminie trzech miesięcy od końca miesiąca dostawy lub zapłaty, sprzedawca zwolniony z VAT wystawi dokument papierowy lub elektroniczny poza systemem. Niezależnie od statusu w zakresie VAT obowiązują też ogólne wyłączenia z artykułu 106ga ustawy. Poza systemem pozostaje sprzedaż dokumentowana przez podatników nieposiadających w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, transakcje rozliczane w procedurach szczególnych VAT OSS oraz IOSS, a także sprzedaż na rzecz osób prywatnych. Wyłączenie obejmuje również podatnika z siedzibą w innym państwie członkowskim, który korzysta ze zwolnienia z VAT na terytorium Polski. Do końca 2026 roku obowiązują dodatkowo tymczasowe odstępstwa od ustrukturyzowanej formy dokumentu. Faktury uproszczone o wartości do 450 złotych lub 100 euro oraz paragony fiskalne uznane za faktury mogą być wystawiane w formie papierowej lub elektronicznej poza KSeF do 31 grudnia 2026 roku, a wartość takiej sprzedaży podatnik ujmuje w ewidencji JPK_V7X w okresie rozliczeniowym, w którym dokument powstał.

Faktura imienna a KSeF w sprzedaży na rzecz osób prywatnych

Sprzedaż na rzecz konsumentów rządzi się w KSeF odrębną logiką niż obrót między firmami. Artykuł 106ga ustawy o VAT wyłącza z obowiązku elektronicznego fakturowania dokumenty wystawiane na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, dzięki czemu sprzedawca zachowuje swobodę wyboru formy dokumentu. Kwestia faktura imienna a KSeF rozstrzyga się więc w praktyce na zasadzie dobrowolności, a nie ustawowego nakazu, i sprzedawca może wystawiać takie dokumenty w systemie wyłącznie z własnej inicjatywy. Decyzja o takim rozwiązaniu bywa wygodna, gdy firma chce ujednolicić sposób dokumentowania całej sprzedaży niezależnie od rodzaju nabywcy. Osoba prywatna nie posiada własnego konta w KSeF, ponieważ nie prowadzi działalności gospodarczej i nie ma nadanego numeru NIP. Gdy sprzedawca zdecyduje się wystawić fakturę imienną w systemie, musi przekazać klientowi numer identyfikujący dokument, dzięki czemu nabywca pobierze go z Aplikacji Podatnika KSeF w trybie anonimowego dostępu, wpisując wyłącznie ten numer. Zgodnie z artykułem 106gb ustawy o VAT, jeśli nabywca nie jest czynnym podatnikiem VAT, sprzedawca zapewnia dostęp do dokumentu poprzez kod QR umieszczony na wizualizacji faktury albo poprzez podanie samego numeru wraz z danymi identyfikującymi dokument, choć sam nabywca może zwolnić sprzedawcę z tego obowiązku. Procedura VAT OSS tworzy kolejny wyjątek istotny dla sprzedaży wysyłkowej i sklepów internetowych.

Transakcje rozliczane w tej procedurze dotyczą zwykle towarów oraz usług elektronicznych sprzedawanych zagranicznym osobom prywatnym z innych krajów Unii Europejskiej, a nabywca formalnie nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski. Z tego powodu faktury związane z VAT OSS pozostają poza KSeF niezależnie od tego, że odbiorcą jest konsument, a sprzedawca przesyła taki dokument odbiorcy w formie ustalonej między stronami. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z grudnia 2025 roku rozszerza katalog transakcji wyłączonych z obowiązkowego fakturowania elektronicznego, uzupełniając ogólne reguły ustawowe. Pytanie kto jest zwolniony z KSeF w 2026 roku obejmuje więc również tę szczegółową listę przypadków wskazanych w przepisach wykonawczych. Bez ustrukturyzowanej formy mogą funkcjonować paragony za przejazd płatną autostradą uznane za faktury, bilety dokumentujące przewóz osób, opłaty trasowe za kontrolę i nadzór ruchu lotniczego oraz uproszczone faktury za usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT. Wyłączenie dotyczy także samofakturowania, gdy podmiot zagraniczny biorący udział w transakcji nie posiada numeru NIP. Najmniejsi przedsiębiorcy zyskali dodatkowo dłuższy czas na przygotowanie się do zmian. Podatnicy, których łączna sprzedaż nie przekracza 10 tysięcy złotych brutto miesięcznie, mogą stosować dotychczasowe formy dokumentowania transakcji do 1 stycznia 2027 roku, niezależnie od tego, czy wystawiają faktury dla firm, czy dla osób prywatnych. Bieżące wyjaśnienia dotyczące terminów i wyjątków w KSeF na stałe publikuje zespół Poradnika Przedsiębiorcy, udostępniając przy tym kalkulatory oraz wzory dokumentów przydatne w codziennej księgowości.